何飛鵬：社長的筆記本

一場突如其來的疫情,打亂了台灣企業界的步調,許多公司被迫在匆忙之間實施遠距上班,從工作者到領導者,都在適應這個上班的新常態。能否順利成功導入新的辦公模式,將是未來台灣企業經營的關鍵。

實體上班看得見人,能當面溝通、面對面掌握進度;而遠距上班則看不見人,是虛擬的,工作者與主管、公司之間要如何互動,決定了遠距上班能否成功。

根據國外實施遠距上班的經驗來看,遠距上班要順利成功,必須具備3個要件:1.工作成員的成熟度;2.主管對工作團隊的掌握度;3.企業工作流程的清晰度。

遠距上班時,工作者在辦公室以外的地方獨立上班,沒有人可以溝通、詢問,他必須能完成所有公司交付的任務,所以對工作的熟悉度及成熟度至關重要。如果工作者還有不會做的事,必須要重新學習,那遠距上班是行不通的,所以成熟的工作者可以遠距上班,但是新手工作者不能遠距上班。

遠距上班的工作者還必須具備另一個要件:高度的自律及自主的能力。一個獨立在外的工作者,完全沒有人管理,要自主決定何時要做什麼事?何時要完成什麼工作?何時可以休息?何時要聚精會神?這都要自己掌握。所以遠距上班的工作者必須要有高度的自律能力,要完全能自主管理。

此外,主管的能力也備受考驗,遠距上班因為看不見工作者的上班狀況,因此主管對工作者只能採取完全信任的狀況,相信他們會全心全意地工作。由於難以管理過程,只能管理結果,所以只能驗收工作者的工作成果,檢查各種指標,確認工作者是否完成任務。

其次主管對工作者能力的掌握,也要十分精準,因為依據不同的工作能力,會交付不同的工作內容,所以主管要能準確的掌握工作者的工作能力,才知道要給予多少工作,得到最佳的工作效率。

主管對工作者,還包含對心理狀況及工作進度的掌握,當工作者情緒不佳及工作受阻時,主管要能夠即時察覺,給予安慰並提供協助;尚在工作順利時,能給予鼓勵,當主管能有效掌握工作者的實況時,遠距工作才會順利。

遠距工作能順利的第三個要件是,企業的工作流程是否順暢透明,當企業所有的工作流程十分透明,所有的工作都有明確的步驟和規矩可循,SOP非常清楚,就算是遠距工作,也可以按部就班完成。

一個企業組織愈成熟,分工、流程愈透明,就愈容易推動遠距。符合上述的條件,遠距上班就不困難了。