一般來說,在公司導入ERPenterprise resource planning,企業資源規畫系統)的過程中,首先要先確認公司中的標準作業程序(SOPstandard operation procedure)。但是我們公司在導入前沒有所謂的SOP,因此顧問公司要先協助我們建立SOP。根據顧問公司的說法,我們只要「說你所做」,然後再「寫你所說」,就可以一步一步建立SOP

於是我們開始把每天在做的事「說出來」:行動前要做什麼事;行動時第一步要做什麼、第二步要做什麼……一直到工作完成為止,這就是「說你所做」。接著再用文字,逐一寫下所說的步驟,這就是「寫你所說」。

最後再開會討論這些文字化的步驟,確認這是正確的步驟,然後正確的作業流程就確立了。

從此之後,我學會了「說你所做,寫你所說」的能力,並且把這種方法用在工作、生活的許多地方,因此學會了許多事,也增加了許多能力。

當我學了一樣新事物,在似懂非懂之時,我會開始把我做的事說出來,然後把所說的事寫下來。當我所做的事都文字化之後,我就可以推敲每一個步驟、每一個過程,看看是否還有需要改進的地方。如果有,就再把它寫成文字,成為新的工作方法,再照著做做看,檢驗是否會做得更順,做得更好,最後我就真的學會做這件事了。

同樣地,當我思考一件事時,如果思緒混亂、思路跳躍,覺得想了許多事,可是到頭來仍然了無頭緒,這時候我就會把「說你所做」改成「說我所想」。

在這個廣泛的發想階段,把我每一個發想的點,轉化為一個關鍵字,然後說出來、寫下來,經過仔細思考後,可能會寫下十幾、二十個思考點,有時還要更多,而這一張密密麻麻的文字紀錄,往往會變成我重整思路的起點。

接著,我會把這些混亂的思考點,按性質歸類,先分成幾個大類,再去思考這些大類之間的因果關係。這其中當然會不斷運用邏輯學中的歸納法、演繹法,直到把所寫的內容完全變成結構嚴謹的思考脈絡圖為止。經過這樣的過程,我有機會把一件複雜的事,徹底想通。

其實一切只要文字化後,複雜的事就會清楚明白起來,而「說你所做,寫你所說」只不過是文字化的有效方法。

只要遭遇複雜、要小心謹慎的事物,我都少不了這個把一切文字化的過程。因為口語難免掛一漏萬,只要寫成文字,就會反覆推敲,結構嚴謹,大幅減少犯錯的機會,每一個人都應該養成文字化的習慣。

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