一般來說，在公司導入ERP（enterprise resource planning，企業資源規畫系統）的過程中，首先要先確認公司中的標準作業程序（SOP，standard operation procedure）。但是我們公司在導入前沒有所謂的SOP，因此顧問公司要先協助我們建立SOP。根據顧問公司的說法，我們只要「說你所做」，然後再「寫你所說」，就可以一步一步建立SOP。
於是我們開始把每天在做的事「說出來」：行動前要做什麼事；行動時第一步要做什麼、第二步要做什麼……一直到工作完成為止，這就是「說你所做」。接著再用文字，逐一寫下所說的步驟，這就是「寫你所說」。
最後再開會討論這些文字化的步驟，確認這是正確的步驟，然後正確的作業流程就確立了。
從此之後，我學會了「說你所做，寫你所說」的能力，並且把這種方法用在工作、生活的許多地方，因此學會了許多事，也增加了許多能力。
當我學了一樣新事物，在似懂非懂之時，我會開始把我做的事說出來，然後把所說的事寫下來。當我所做的事都文字化之後，我就可以推敲每一個步驟、每一個過程，看看是否還有需要改進的地方。如果有，就再把它寫成文字，成為新的工作方法，再照著做做看，檢驗是否會做得更順，做得更好，最後我就真的學會做這件事了。
同樣地，當我思考一件事時，如果思緒混亂、思路跳躍，覺得想了許多事，可是到頭來仍然了無頭緒，這時候我就會把「說你所做」改成「說我所想」。
在這個廣泛的發想階段，把我每一個發想的點，轉化為一個關鍵字，然後說出來、寫下來，經過仔細思考後，可能會寫下十幾、二十個思考點，有時還要更多，而這一張密密麻麻的文字紀錄，往往會變成我重整思路的起點。
接著，我會把這些混亂的思考點，按性質歸類，先分成幾個大類，再去思考這些大類之間的因果關係。這其中當然會不斷運用邏輯學中的歸納法、演繹法，直到把所寫的內容完全變成結構嚴謹的思考脈絡圖為止。經過這樣的過程，我有機會把一件複雜的事，徹底想通。
其實一切只要文字化後，複雜的事就會清楚明白起來，而「說你所做，寫你所說」只不過是文字化的有效方法。
只要遭遇複雜、要小心謹慎的事物，我都少不了這個把一切文字化的過程。因為口語難免掛一漏萬，只要寫成文字，就會反覆推敲，結構嚴謹，大幅減少犯錯的機會，每一個人都應該養成文字化的習慣。
留言列表
