每年年底做預算時，我總是把未來一年的營業額展開為十二個月，變成全年的工作進度。而這全年的工作進度，總是依循以下原則：一、上半年的業績要占全年的百分之六十以上；二、最後一季的業績僅占全年的百分之十五左右。
業績這樣編列的目的，是要確保全年業績的完成，上半年如能做到百分之六十，下半年只剩百分之四十，較易完成，而最後一季則進入調整期，保持最低的工作節奏，並將全力籌畫未來一年的工作。
如果全年工作可按此進度執行，達成全年預算的把握大幅提高，也是最佳的時間規畫。
我出版新書時，通常也會做一年的寫作時程表，每季按計畫執行，而最後截稿時，也要預留一到兩個月彈性調整期，以預防拖稿，並做為出書前的準備。
做任何事我都會事前擬定工作時程表，以及工作檢查點，這是我確保工作能如期順利完成的方法，而且，這樣的工作習慣不只用在重大事件或專業，對一般的例行小事我也會這樣做。
在做工作時程表時，要先展開所有的工作步驟，然後再將所有的工作步驟歸納為三個期間：一、準備起動期；二、全力工作期；三、收尾結案期。如果把整個專案的時間切割成十等分，那準備起動期約占一至二等分，而全力工作期約占四至五等分，而收尾結案期約占二至三等分。而這三個時期加總應不超過九等分，最後要留下一等分做為最後調整期。
準備起動期可以海闊天空的發想所有的工作可能，務期工作內涵周延完備。而進入全力工作期則是精準的照表操課，把所有的工作一步步的執行完成。最後的收尾結案期重點在針對部分無法計畫完成的工作，設想替代方案，務必要找到可行的替代方案，使整體計畫能如期順利結案。
至於預留的最後調整期是萬一有拖延時的彈性時間，如果一切順利，此時間可用來做最後檢查，以提升專案品質。
至於工作檢查點，可以設在每一階段的到期日，也可按月、按季另設檢查點。關鍵在於對於所有的檢查點，都要預設工作達成進度的KPI，按KPI逐項檢查。
一旦在檢查時發現問題，就要採取方法有效補救。
時程表與檢查點的工作習慣，要落實到所有的工作中，就算小事也要如此，這樣才能養成精準守時的工作習慣。
留言列表
