個年輕同事來找我,提出了一個我常被問到的問題:我的事情非常多,似乎永遠做不完,請問該怎麼辦?

事情很多,是什麼狀況?

「我每年有必須完成的工作,我一年要編八本書,這個工作的負擔已很沉重。可是除此之外,我還要找尋可出版的新書題材,要閱讀各種新書簡介,這也要花我非常多的時間。而最要命的是:我的主管還會不時派給我各種緊急任務,都必須限時完成,這些都會擠壓到我原有的工作,迫使我經常必須加班才能完成!」

其實他的狀況就算不說,我也大致可了解,因為這就是編輯每天必須面對的事!

我問他:你認為這些工作是真的太多,多到你完成不了嗎?還是只是因為你對工作還不夠熟練,所以才會做不完?

他似乎沒有想過這個問題,無法立即回答,可是幾經思考後,他說:這兩個原因都有可能,我進一步理解再說。

他回去找答案,半年之後,他又來找我,告訴我:他努力的把工作做熟練,終於可以勉強把工作做完,但是最近主管又對他增加了許多臨時派遣,以至於他的工作還是做不完!

我問他:你有正式向主管反映你工作做不完嗎?他回答:有向主管反映,但主管仍然把工作派給他,並且告訴他,他應該有能力完成!

我再問:你最後完成工作了嗎?他回說:完成了,可是原有的工作也拖延了!

我再問:主管有責備你的工作拖延嗎?「沒有!」

我告訴他:你的主管完全理解你的工作狀況。派給你臨時工作,是因為信任你,認為你能完成。而就算你原有工作因而延遲,他也能接受,這就是你工作的真相;每天要接受更多工作的挑戰,每天要接受困難工作的挑戰,而你就是要每天嘗試做更多事,這世界永遠沒有事情可以做得完!

這就是職場工作的真相:事情永遠做不完,只要事情被做完,就會有自動生出更多的事情來,每個人都是在考驗中不斷提升自己的能力!

如何解決事情永遠做不完的問題,是每一個工作者必須面對的考驗。

解決的第一個方法是提升自己的工作速度,透過不斷的練習,來縮短完成工作的時間。

提升速度的另一個方法是:尋找最佳化的工作流程,不斷設想如何改進步驟、方法,可以把工作做得更快、更好。這是一個永無休止的過程,只要去想,都有可能找出新方法。

第二個方法是:學會多工作法。要習慣同時有許多件事在手,交叉進行完成,學會多工,做事的效率會大幅提升。 

第三個方法是:掌握重要的工作,全力做完做好,其他工作則暫時應付著,有空再做!

事情做不完是事實,不是問題,只能積極面對。

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