我們公司的部門主管,升遷後第一項學會的技能就是數學力,要能看懂所有營運報表上的所有數字,且要能流暢念出所有數字,也要能徹底理解,掌握組織內所有營運數字,最後還要學會用數字溝通、思考、判斷、決策。
數字力是什麼?就是要熟悉數字。看懂數字,了解數字,掌握數字,還要能靈活運用數字到工作與生活中。
我們公司的財務報表對所有主管是透明的,主管要負責單位運營成敗,所以他們看得到整個單位的財報。不只如此,我們還為每個主管配專屬的財務人員,因此主管一旦升遷,第一步就是由專業財務人員提供了解財報的教育訓練,尤其是最基本的財報──損益表的說明和理解,從營收、成本、毛利、費用支出、淨利,每個項目代表的意義,到實際包括哪些內容,都要仔細了解。透過這個財務報表,他們才能理解單位的營運狀況。
至於資產負債表及現金流量表,由於財務是由集團統一調度,部門主管就不需要了解。
除了損益表,我們也做了許多和營運有關的管理報表,並訂定了許多KPI,也是主管必須熟悉的數字,這些數字包括單品出貨量、退貨量、平損點、成本率、起印量、平均銷售量、平均定價……,這些都是主管每日經營必須掌握的數字。
主管必須歷經的第二關考驗,是每月一次的業績檢討會,每個主管都要單獨對單位的營運狀況提出報告,這時就可看出對數字掌握的能力。多數主管剛開始只能照念報表上的數字,有時還會念錯,這代表對數字還不能心領神會。我會要求主管,報告時不可照念,要轉換成可以理解的數字,例如:七千八百九十五萬餘元,五百三十萬五千冊書,這樣的說明才是與會人員能理解的說法。總要經過幾次的開會,主管才能流暢的報告數字。
另一個主管的技能是學會用數字溝通。主管交代任務時,一定要包括三種數字:時間(何時完成)、數量(完成多少數量)、質量(完成什麼樣的品質)。溝通時也一定要包含數字,例如:這個月業績好嗎?回答時不可是:還不錯,這種模稜兩可的說法,要改為已完成本月業績的八○%,或較上個月成長三○%等,這樣包含清楚數字的說法。
人與人的溝通經常充滿了不確定的說法,例如:尚可、還好、不錯,這些都是不精準的描述,我們要求主管不可用模稜兩可的形容詞,須改成可衡量的數字。
主管還有一個重要的功能,就是做決策。例如:這本書可不可以出版?出版後可不可以賺錢?這樣的決策不可憑藉主管主觀的判斷,還須要有可精算的數字邏輯,我們開發了一套可不可以出版的判準模式,當輸入所有相關參數後,就可計算出這本書可不可以過平損點,以此做判斷。
主管不同於一般人,要變成一個數字人,一切都要以數字為基準。
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