我的辦公室中,每天都在發生各種低級錯誤,從書名印錯需要重印封面,到書的條碼印錯,需要重印小貼紙,然後全辦公室都來貼貼紙。又或者主管開會把每月業績多報一個零;財務人員把報表上的數字,貼成上個月的數字……。

這種低級錯誤,多數無傷大雅,但也有的會變成公司的危機,引發重大災難。有一次一名執行長,正與兩家互相競爭的公司洽談合資案,最後決定同意一家,婉拒另一家。他寫了兩封信分別通知對方,結果負責作業的祕書把兩封信裝錯了,直到兩家公司接到信後,知道對方在玩兩手遊戲,大為光火,合資案因而告吹,這是造成巨大危機的低級錯誤。

市場上也不乏各種釀成重大危機的低級錯誤,核電廠電網大當機,因為工作者誤按了一個開關;台鐵重大鐵路事故,因為停在坡上的工程車沒拉手煞車。知名的線上購物平台,由於產品標錯價,導致巨額賠償。

每個人都在思考,如何避免低級錯誤。首先,就要探討為何發生,原因通常來自疏忽,我們做任何事會有正常的步驟和方法,如果沒留意就會犯錯,所以要避免低級錯誤,就要提高警覺、避免疏忽,把自己變成一個行為謹慎、態度嚴謹的人。

人會犯錯、疏忽,其實是常情常理。但如果我們要求自己,用嚴謹的態度去做每件事,透過一板一眼的行為,就可能避免大多數因為疏忽而發生的低級錯誤。可是儘管如此,我們仍無法使得低級錯誤徹底不發生,這時「不貳過」就是有效防範一再犯下低級錯誤的方法。

每當我們又看見低級錯誤時,我們就要下定決心,告訴自己,這是最後一次犯這種類型的錯了,下一次絕對不會再發生。於是我們開始檢討為什麼會犯這種低級錯誤,真正的原因是什麼?如何才能避免類似的低級錯誤一再發生,當我們仔細思考這些問題之後,進一步提出對應的預防方法,防止日後再度犯錯。這樣我們就有機會做到「不貳過」。

舉例而言,出門忘了帶必要的物品,這是常犯的低級錯誤,一旦發生了,我們自我檢討得出的結論,就是出門前疏忽了,沒有逐項清點必要的物品,於是往後在每次出門時,加上清點必要物品的步驟,每次出門前都提醒自己檢查一遍,從此我們不會再忘了帶東西,這就是「不貳過」的預防方法。

有了一定會犯錯的認知,再加上「不貳過」的預防方法,我們的低級錯誤,必然有效減少。

 

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    何飛鵬:社長的筆記本

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