我們有一家公司,經營兩個網站,辦公室一進門的接待櫃台旁,就放了兩個電視螢幕,分別是這兩個網站的即時分析狀況,上面有網站的即時在線人數、最熱門文章列表排名,可以很清楚了解網站的狀況。

每次我到這家公司,一定先花三分鐘,理解這兩個網站的狀況。

我們公司還經營幾十個網站,對比較重要的網站,我要求他們建立每日KPI即時報表,每天都要把前一天的狀況,傳到我手機中,而我每天也一定會打開看看,以了解每個網站的狀況。

每個網站的KPI都不太一樣,因為每個網站的營運都不同,因此關注的角度也不同,我們也建立了不同的關鍵績效指標,以進行追蹤。

我們還有一個網站是做線上交易,我也要求他們建立每日回報系統,我每天都要知道前一天做了多少生意,賣了幾件產品,哪一種產品最好賣,如果每天的營業額有異常變動,主管還要附帶嘗試說明原因。

這樣的每日即時報表,我稱之為經營儀表板,我通常會為每家公司建立觀察的儀表板,有些是用年呈現,是為長期營運指標;有些是用季、用月呈現,是為短期指標;有些則是用日呈現,是為即時營運指標。

過去我們只做傳統生意時,並無每日即時指標。但當網路生意出現後,即時指標就應運而生,網路隨時會有巨大變動,我們必須每天盯著儀表板看。

人每經過一段時間,就會做健康檢查,我們會量身高、體重、血壓、血糖、心跳……,這些都是反映健康狀況的數據。經營公司也一樣,必須建立一套追蹤指標,定期追蹤,才能有效理解企業營運狀況。

一般而言,每個月的財務報表,就是企業最基本的指標,營收、成本、費用結構、獲利與否,這都能有效的反映企業經營的實況。只不過這些數據,都是營運的最後結果,只看結果,這些數據沒有問題,可是如果要找到企業營運不佳的原因,這些財務數字就不夠用,必須要借助財務以外的數字。

以網路公司為例,我們在每日觀察的儀表板上所呈現的數字,就有許多帶有實驗性質,我們會進行一些特殊的企業活動,然後觀察活動後,企業的營運數據有無改變,再根據數字的變動,找到可以改變營運結果的原因,以做為日後工作的參考。

這樣的儀表板,就不只是被動的記錄企業營運成本,而是透過儀表板的數據變動,分析導致變動的原因,再去尋找最佳的營運模式,以嘗試改變實際的營運結果。

企業經營一定要建立一套營運指標,以做為檢視基礎,如有必要,更要建立每日即時的動態指標,每天盯著儀表板,以追蹤營運成果。

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