何飛鵬：社長的筆記本

高效率組織的本質是用較少的人力，做完較多的事，以獲取較高的效率，因此工作者面臨的是，永遠做不完的工作情境，如果要把事情做完，勢必要熬夜加班、夜以繼日。這是從個人到團隊、到部門、到全公司上下的普遍現象，下班以後，辦公室仍然燈火通明，是現代高度競爭下必然的結果。這就是企業組織中的「做不完定律」：事情永遠做不完，如果事情做得完，你就是組織中不重要的人。如果公司中大多數的人事情做得完，你的公司一定是有問題的公司，開始準備換工作吧！

這或許是戲謔與嘲諷，但有一定程度的真實，問題是面對「做不完定律」下的工作者，將如何自處呢？熬夜加班是九九％的人採取的對應方法，但這絕不是正確的答案，這只不過是永無休止的惡夢，也不能真正改變工作的為難本質。要改變這種狀況，要靠非常多的方法，才能有效改變，而其中「重點法則」只是最關鍵性的做法。

「重點法則」可以分為幾個層次：一、分辨什麼是重點工作；二、花全力處理重點工作；三、用最簡單的方法、最有效的方法，簡化或處理非重點工作；四、如果這樣還無法解決做不完的問題，那就要想辦法從結構面改善工作內容及流程。

分辨重點工作，可以簡單分類，如果你能簡單找出二○％的重點工作，那你已經找到關鍵，如果你仔細分析之後，重點工作不論從工作分量或內容上來認定，其總工作比重還超過你全部工作的二○％，那你還沒有真正找到什麼是重點工作。這時候你只要把其中屬於緊急，但不重要的工作排除，很可能又會刪除許多被你列為重點的工作。

此外，大多數人重要與緊急不分，許多緊急的工作事實上一點都不重要，但卻占去你大多數的時間，也排擠掉重要的工作，是否找出百分之二十的重點工作，是重點法則的第一步。

第二步，花全力處理重點工作，其實就是「八十／二十」原理的運用，用你八○％的工作時間及工作精力，去把二○％的重點工作做好，你就會獲得最大的工作績效。

至於剩下的八○％非重點工作，你也要做好。問題是你只剩下二○％的精力及時間，如何能做完、做好？把同樣的工作集中處理，批次處理是第一個思考，改變工作流程、簡化工作方法，是第二項你該做的事。許多工作從你承接開始，其實並不是最有效率的流程，只要你仔細解讀工作的內涵，你很可能會找到新的工作模式，或者是步驟簡化，或者是使用新的有效工具，都可使工作效率改善，當然如果能省略或清除不必要的工作，當然你可以立即減少許多工作。

如果上述三項還無法解決事情做不完的困擾，那表示在你自己身上是無法單獨解決工作做不完的問題，那就要進一步進行外部溝通及上級溝通。外部溝通解決的是部分工作與外部單位銜接但存在的不效率，要求大家進一步來協商解決，這也是改變及簡化工作流程。至於上級溝通，則是從改變工作定位、工作分工或者增加人力來改變。

如果工作者不能認知工作「做不完定律」，只知抱怨，要求主管改善，而沒有對應方法，下場絕對是個悲劇！