高效率組織的本質是用較少的人力,做完較多的事,以獲取較高的效率,因此工作者面臨的是,永遠做不完的工作情境,如果要把事情做完,勢必要熬夜加班、夜以繼日。這是從個人到團隊、到部門、到全公司上下的普遍現象,下班以後,辦公室仍然燈火通明,是現代高度競爭下必然的結果。這就是企業組織中的「做不完定律」:事情永遠做不完,如果事情做得完,你就是組織中不重要的人。如果公司中大多數的人事情做得完,你的公司一定是有問題的公司,開始準備換工作吧!

這或許是戲謔與嘲諷,但有一定程度的真實,問題是面對「做不完定律」下的工作者,將如何自處呢?熬夜加班是九九%的人採取的對應方法,但這絕不是正確的答案,這只不過是永無休止的惡夢,也不能真正改變工作的為難本質。要改變這種狀況,要靠非常多的方法,才能有效改變,而其中「重點法則」只是最關鍵性的做法。

「重點法則」可以分為幾個層次:一、分辨什麼是重點工作;二、花全力處理重點工作;三、用最簡單的方法、最有效的方法,簡化或處理非重點工作;四、如果這樣還無法解決做不完的問題,那就要想辦法從結構面改善工作內容及流程。

分辨重點工作,可以簡單分類,如果你能簡單找出二○%的重點工作,那你已經找到關鍵,如果你仔細分析之後,重點工作不論從工作分量或內容上來認定,其總工作比重還超過你全部工作的二○%,那你還沒有真正找到什麼是重點工作。這時候你只要把其中屬於緊急,但不重要的工作排除,很可能又會刪除許多被你列為重點的工作。

此外,大多數人重要與緊急不分,許多緊急的工作事實上一點都不重要,但卻占去你大多數的時間,也排擠掉重要的工作,是否找出百分之二十的重點工作,是重點法則的第一步。

第二步,花全力處理重點工作,其實就是「八十/二十」原理的運用,用你八○%的工作時間及工作精力,去把二○%的重點工作做好,你就會獲得最大的工作績效。

至於剩下的八○%非重點工作,你也要做好。問題是你只剩下二○%的精力及時間,如何能做完、做好?把同樣的工作集中處理,批次處理是第一個思考,改變工作流程、簡化工作方法,是第二項你該做的事。許多工作從你承接開始,其實並不是最有效率的流程,只要你仔細解讀工作的內涵,你很可能會找到新的工作模式,或者是步驟簡化,或者是使用新的有效工具,都可使工作效率改善,當然如果能省略或清除不必要的工作,當然你可以立即減少許多工作。

如果上述三項還無法解決事情做不完的困擾,那表示在你自己身上是無法單獨解決工作做不完的問題,那就要進一步進行外部溝通及上級溝通。外部溝通解決的是部分工作與外部單位銜接但存在的不效率,要求大家進一步來協商解決,這也是改變及簡化工作流程。至於上級溝通,則是從改變工作定位、工作分工或者增加人力來改變。

如果工作者不能認知工作「做不完定律」,只知抱怨,要求主管改善,而沒有對應方法,下場絕對是個悲劇!
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