何飛鵬：社長的筆記本

要觀察一個公司是否嚴謹，看他們如何開會就知道了。如果開會時每一個人都只是帶一張嘴，即興發言，這肯定是一家不嚴謹的公司，因為肯定每一個人都只是用直覺與反射神經在互相應對，不可能有深度的思考與規劃。我年輕的時候就是如此，一向自恃口才便給、反應靈敏，因此大多數的情況，都是即席反應、即席應對。除非有人要求事先提報會前資料，我才會勉強應付。但是當我有機會比較這兩者的差異時，我幡然悔悟：「想清楚、寫下來、說出來」，變成我自我強迫的工作習慣。 從此以後，我要求開會時，每一個人務必要事前準備文字資料，每個人都瞭解，我最討厭帶一張嘴巴來跟我胡說八道的人。而且我最瞭解這些人是如何打混，因為我曾經是那個最會帶一張嘴到處打混的人。 看起來這是三個步驟：想、寫、說。其實其中的關鍵只有一個，就是「寫下來」，也就是說準備一份書面資料，會使所有不明確、不精準、不嚴謹的問題一筆勾銷。 根據我自己的經驗，如果不寫下來，其實我並沒有想得少，想清楚這個步驟是永遠存在的。但是因為沒有寫下來，想只是發散性的思考，是片斷的，是不周延的，而直接跳到說的過程，又會有非常多的遺漏。同一件事，如果我有機會重覆說，我發覺我每一次說的都不一樣，這就是沒有「寫下來」使然。 而當我決定「寫下來」以後，我更發覺「想清楚」這個環結會更加嚴謹周延。我不再是天馬行空的想。我會先用Bottom up的方法，寫下每一個相關的思考要點，這是隨機的、發散的，一旦形成足夠的量之後，我再用歸納、演繹及相關連性進行整理，最後我會重新組合，到一個結構嚴謹的書面資料。然後再根據這個書面資料進行說明。這就是「想清楚、寫下來、說出來」工作三步驟。 這其中還有機會把書面的文字資料，進一步整理成圖解式的表述形式，那麼對自己，對其他人，都會更具有說服力，也更一目瞭然，絕對會加速討論、溝通與達成共識。 或許有人會說，寫下來這是多麼繁複的過程，我只是表達意見而已，有必要這麼麻煩嗎？我要說：第一、經過「寫下來」這個步驟，其實是一項訓練，只要你養成習慣，絕不繁複，可以很快完成。第二、「寫下來」這件事其實更是一種工作態度，代表你的慎始敬終，嚴謹小心，絕對有助於你在之前「想清楚」，在之後「說明白」，這是一個關鍵步驟，絕不能省。 更何況，未來的數位時代，留下記錄，留下檔案，更是不可或缺的習慣，應該訓練自己閉上嘴巴，除非你事先已經寫下來。