有一次,一家上市公司的老闆打電話到辦公室約我見面,由於我並不認識他,一再詢問有任何事嗎?對方也說不出原因,只是一再懇切邀約,我禁不住對方的熱情,也就答應了。
見面時,對方的話題一直停留在我在媒體所刊登的專欄,談了許多篇,每篇對方都十分熟悉,如數家珍,他一再表示我的專欄是他必讀的,而且從中得到許多啟發,希望我不要間斷,繼續寫。
對他的讚美,我當然感謝,也表示不敢當。最後會面快結束時,他問了一個問題,看起來這才是真正目的,他問我,在他們公司中,我有熟識的人嗎?我回答,沒有,他們公司我一個人也不認識。他說,因為我寫的文章中,許多內容都是他公司最近發生的事情,劇情十分相像,所以他才好奇,是不是有人告訴我?
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在COVID-19疫情初起時,我就感受到危機,我覺得這波疫情極可能熱火朝天的燒過全世界,也將對企業經營造成極具破壞力的影響,我很警覺的寫了一封信給全公司同事,信中提及:這是一場世界性的災難,勢必對公司造成影響,我要求大家要有過苦日子的準備,也要重新盤點現行的經營方向及策略。
我要所有人檢討手上的工作,要確定「絕對有效益的事,才去做」,也要仔細檢視即將花的錢,要「絕對不能省,才能花」。做事是要爭取業績,而檢討花錢是要控制成本;爭取業績是要賺到每一分能賺的錢,檢討花錢是要省下每一分能省的錢。如此一來一往,就是要做到「業務極大化,成本極小化」,要為公司爭取現金,以準備即將面臨的經營寒冬。
正常公司的經營都是走預算制,每年年底要編列明年度預算,而編列預算時,無非就是把每年都要做的例行公事列出,再把明年度想的新增事物也算進去,再按經驗值,把可能的花費填上,再進行一些可能的調整,就變成新年度預算,我們今年度預算也是這樣編列。可是去年編今年預算時,並沒有COVID-19疫情,我們假設今年也是像平常的太平日子,可是目前情勢如此險峻,我們還能照原來的計畫,照表操課嗎?
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在一場座談會上,一名自由工作者談起他轉換職涯的過程,他說他原來在組織中因為非常認真,他的主管便不斷指派工作給他。而他不會說不,更不敢拒絕主管,所以經常接了滿手的工作,使他一直呈現過勞的狀況,最後不得不辭職,變成獨立的自由工作者後,過勞情形才得以改善。
我很好奇地問他,當接了太多工作時,為什麼不跟主管反映,拒絕部分的工作?他回答,他過去聽到的告誡都是對主管的話要順從,要想盡辦法滿足主管的需求,他怎麼敢和主管說不呢?最後只能累死自己了!
不可以向主管說「不」,這絕對是錯誤迷思。當然一般而言,主管交待的工作,我們都應該努力完成,這是責無旁貸的事,可是也不是絕對不可以拒絕,必要的時候,也可以商量,主管也應該要是可以溝通的。
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一場突如其來的疫情,打亂了台灣企業界的步調,許多公司被迫在匆忙之間實施遠距上班,從工作者到領導者,都在適應這個上班的新常態。能否順利成功導入新的辦公模式,將是未來台灣企業經營的關鍵。
實體上班看得見人,能當面溝通、面對面掌握進度;而遠距上班則看不見人,是虛擬的,工作者與主管、公司之間要如何互動,決定了遠距上班能否成功。
根據國外實施遠距上班的經驗來看,遠距上班要順利成功,必須具備3個要件:1.工作成員的成熟度;2.主管對工作團隊的掌握度;3.企業工作流程的清晰度。
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有位年輕的創業家來聊天,他每天忙得不可開交,大多時間都用在管理團隊。他最大的困擾是,如何讓每個成員都變成稱職的工作者。他的團隊中,有些人經常犯錯,還有人常常完成不了任務,因為不會做,或者做不好。
他每天忙著校準那些犯錯的人,也忙著教會那些不會做的人,但總是效果不彰。
我問他,「對於那些犯錯的人以及老是不會做的人,你如何處理?」他回答,「我看他們也很認真工作,我只好耐住性子,慢慢教、慢慢調整了!」
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一位新創企業的創業家來看我,談到他的公司仍處在虧損狀況,他告訴我:他已下了決心要在半年內,讓公司損益兩平。我好奇的問了他公司的虧損金額,那是一個不小的數字,我告訴他,要不虧損不是用說的,而是要做到。要訂一個可行的目標,才真正可執行,否則只會打擊自己的信心。
我說了一個親身經歷的故事:
我投資的一家公司五年虧了一億五千萬元,我們心心念念就是要如何損益兩平,可是我們沒有能變魔術的方法,我們只能把每一件小事做好,然後期待一步步的轉變。
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我曾有一次非常失敗的談話經驗:
有一個主管面對一個很麻煩的員工,他有一些不好的工作習慣,也犯過一些重大錯誤。雖然主管告誡過,但不太有效果,於是請我協助處理。
我正式約談這位員工,當時我創業不久,不太有這類事情的經驗,面談時,我先從閒聊開始,聊起最近的工作近況,接著才談了一些我對他工作的看好。我先談了他做的還不錯的事,也給予一定程度的肯定,最後才切入正題,談了一些他的問題,也給予要他改正的建議。
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一個人如果要把一件事做到好,做到極致,要怎麼做?
年輕時,我學習當記者,當時《工商時報》剛剛創刊,所有記者都是菜鳥,經常發稿量不足。我雖然也是新記者,可是我自許要成為明星記者,所以每天要求自己多寫稿,每天大概寫兩千字到三千字左右,而且寫完稿通常還不下班。我在等待編輯檯的特殊召喚。
通常到晚上九點鐘左右,編輯檯就會傳來消息:還缺三千字或五千字,還有誰可以再交稿?這時候我總是挺身而出,再寫個一、兩千字,我永遠是稿量的救援隊,有時候一天寫到四、五千字也是常事。
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我們公司的部門主管,升遷後第一項學會的技能就是數學力,要能看懂所有營運報表上的所有數字,且要能流暢念出所有數字,也要能徹底理解,掌握組織內所有營運數字,最後還要學會用數字溝通、思考、判斷、決策。
數字力是什麼?就是要熟悉數字。看懂數字,了解數字,掌握數字,還要能靈活運用數字到工作與生活中。
我們公司的財務報表對所有主管是透明的,主管要負責單位運營成敗,所以他們看得到整個單位的財報。不只如此,我們還為每個主管配專屬的財務人員,因此主管一旦升遷,第一步就是由專業財務人員提供了解財報的教育訓練,尤其是最基本的財報──損益表的說明和理解,從營收、成本、毛利、費用支出、淨利,每個項目代表的意義,到實際包括哪些內容,都要仔細了解。透過這個財務報表,他們才能理解單位的營運狀況。
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一個新創團隊被一家規模龐大的傳產公司購併,正當大家都在慶幸有個好歸宿時,傳產公司的大老闆卻要求參加新創公司每周舉行的主管會。
可是從第一次開會開始,大家立刻發覺,這位大老闆完全不了解新創團隊所處的網路生態,他經常打斷議程。主管們礙於他的職位,也只能耐著性子說明。
更困擾的是,大老闆雖然不懂網路,卻經常提出各式各樣的意見,講得興高采烈。但這些意見不是偏離主題,就是不合時宜,甚至有些明顯不可行,與會主管都不知如何回應。
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